Возможность составления документов в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи допускается на основании законодательства о бухгалтерском учете только в отношении первичных и сводных учетных документов с обязательным изготовлением их копий на бумажном носителе.
Об этом Письмо ФНС РФ от 23.09.2008 N 3-1-11/469@.
В соответствии с п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг, имущественных прав) сумм налога к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 Кодекса.
Согласно п. 1 ст. 172 Кодекса налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав и при наличии соответствующих первичных документов.
Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. п. 5 и 6 ст. 169 Кодекса, на основании п. 2 ст. 169 Кодекса, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.
Пунктом 6 ст. 169 Кодекса предусмотрено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации.
Согласно п. 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 (далее - Правила), покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.
Таким образом, полученный покупателем от продавца оригинал экземпляра счета-фактуры покупатель вначале подшивает в журнал учета полученных счетов-фактур и по мере возникновения права на вычеты регистрирует этот оригинал экземпляра счета- фактуры в книге покупок.
В Приложении N 1 к Правилам предусмотрены показатели счета-фактуры, в частности, такие показатели, как '' Руководитель организации (подпись) (ф.и.о.) и Главный бухгалтер (подпись) (ф.и.о.) ''. При этом в примечании определено, что первый экземпляр выдается покупателю, второй экземпляр - продавцу.
Таким образом, согласно вышеуказанным положениям Правил в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур регистрируются только оригиналы счетов-фактур, содержащие подлинные, то есть личные подписи лиц, предусмотренных п. 6 ст. 169 Кодекса.
Что касается подписания счетов-фактур электронно- цифровой подписью, то необходимо учитывать, что законодательством о налогах и сборах не предусмотрено составление счетов-фактур в электронном виде, заверенных электронно-цифровой подписью руководителя и главного бухгалтера организации.
Вместе с тем на основании п. 28 Правил допускается только ведение книги покупок и книги продаж в электронном виде. Причем по истечении налогового периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, такие книги покупок и книги продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.
Учитывая вышеизложенное, налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, указанные в счете- фактуре, если данные счета-фактуры подписаны факсимильной подписью либо воспроизведены с помощью электронных печатных устройств.
В отношении порядка составления первичных учетных документов необходимо отметить, что согласно п. п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете'' (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые могут приниматься к учету, только если они содержат обязательные реквизиты, в том числе и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления.
Таким образом, в отношении подписания первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете также предусмотрены личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления.
Аналогичные требования содержатся и в правилах оформления организационно-распорядительных документов, в том числе договоров, предусмотренных п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 ''Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'', утвержденного Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, которым предусмотрено, что в состав реквизита ''Подпись'' входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Что касается использования на первичных учетных документах электронно-цифровой подписи, то необходимо отметить, что на основании п. 7 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Согласно п. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ ''Об электронной цифровой подписи'' целью указанного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. При этом действие указанного Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.
