Организации, использующие в своей деятельности автотранспорт, для обеспечения работы этого автотранспорта осуществляют расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Рассмотрим, каким образом указанные расходы учитываются для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль.
Учесть ГСМ в расходах организации, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, можно двумя способами.
Во-первых, учесть ГСМ в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 статьи 254 Налогового кодекса (НК): затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные или хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели).
Во-вторых, расходы на приобретение ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией: согласно пп. 11 п. 1 статьи 264 НК: к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
При этом расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ.
В соответствии с п. 1 статьи 252 НК расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Обоснованность расходов
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Несмотря на то, что в НК нет каких-либо ограничений в отношении принятия к учету для целей налога на прибыль расходов на ГСМ, Руководящий документ Р3112194-0366-03 Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Нормы) был утвержден Минтрансом России еще 29 апреля 2003 года и в настоящее время утратившим силу не является.
В данном Руководящем документе приведены значения базовых норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации, справочные нормативы по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.
Руководящий документ предназначен для автотранспортных предприятий, организаций, предпринимателей и др. независимо от формы собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории РФ.
Предлагаемые нормативы могут быть использованы в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.
Нормы носят рекомендательный характер, но, полагаем, что налоговые органы будут ориентироваться именно на них, поэтому и Вам, признавая расходы на ГСМ, также рекомендуем руководствоваться ими.
Если расходы на ГСМ, произведенные Вашей организацией, значительно превышают установленные нормы расхода, но Вы решили принять расходы к учету в их фактическом размере, то во избежании каких-либо проблем с налоговыми органами рекомендуем Вам обосновать причины, повлекшие такое превышение норм.
Если в отношении используемого Вами автомобиля нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, то при определении соответствующих норм следует руководствоваться технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля. Кроме того, полагаем, что в организации, использующей автотранспорт, могут быть установлены свои нормы, которые будут закреплены внутренним распоряжением или приказом руководителя организации.
Документальное подтверждение расходов
Согласно п. 1 статьи 252 НК под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78 (Постановление) утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации, в том числе и по учету работ в автомобильном транспорте, в частности:
- №3 «Путевой лист легкового автомобиля»;
- №4-С «Путевой лист грузового автомобиля»;
- №4-П «Путевой лист грузового автомобиля».
Формы соответствующих документов (Путевых листов) смотрите во вложенных файлах:
В соответствии с п. 2 рассматриваемого Постановления ведение первичного учета по указанным унифицированным формам первичной учетной документации является обязательным для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющихся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Значит, установленные унифицированные формы обязательны только для автотранспортных организаций. Таким образом, если Ваша организация не автотранспортной не является, а просто использует в своей деятельности автотранспорт, то Вы не обязаны заполнять Путевой лист.
В таком случае для документального подтверждения осуществленных затрат на ГСМ организация может разработать свою форму путевого листа либо какой-то иной документ.
Такая позиция высказана, в частности, Минфином в Письме от 07.04.2006 №03-03-04/1/327. В нем же говорится и о том, что в разработанном организацией документе должны быть обязательно отражены следующие реквизиты:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
Если ежемесячное составление путевого листа (или иного документа, подтверждающего затраты на содержание автомобиля) позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, то путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать расходы налогоплательщика для целей учета их при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. В зависимости от специфики деятельности организации и использования ею в своей деятельности автотранспорта периодичность составления подтверждающих расходы документов может быть различной: еженедельной, раз в две недели, ежемесячной или ежеквартальной.
Обращаем Ваше внимание на то, что те формы первичных документов, которые организация разрабатывает самостоятельно, должны быть обязательно отражены в учетной политике организации.
