Как работает аутсорсинг заработной платы

Материал предназначен для руководителей предприятий и организаций, решивших доверить расчет заработной платы своих сотрудников сторонней бухгалтерской организации (провайдеру).

Подписание контракта и начало работы

Прежде чем начнется работа, обеими сторонами подписывается договор на оказание услуг, в котором оговариваются все нюансы предстоящего сотрудничества.

Время старта проекта во многом зависит от того, имеет ли заказчик базу по заработной плате за предыдущие два года (24 месяца). Именно эта информация необходима для расчета оплаты по больничным листам сотрудников. Если такая база есть, то заказчику достаточно передать провайдеру копии локальных нормативов по оплате труда, трудовых книжек и исполнительных листов. Сразу после этого провайдер может приступить к полноценной работе по расчету заработной платы.

Если база отсутствует, то бухгалтерская организация должна будет сформировать ее самостоятельно. Дополнительно к уже перечисленным документам потребуются сведения о заработной плате, больничные, приказы на отпуск и т.д. Время старта при этом, естественно, увеличится.

Ежемесячное взаимодействии

Для ежемесячного расчета зарплаты заказчик должен или два раза в месяц (в зависимости от периодичности выплаты заработной платы) передавать провайдеру сведения об отработанном сотрудниками времени, отпусках, больничных, кадровых перемещениях и т.д. Передача этой информации может производиться несколькими способами.

1. С использованием специальной программы на сервере провайдера. При этом предоставляется доступ к программе сотрудникам заказчика. Способ значительно сокращает время на проверку полноты и правильности переданной информации. Клиент несет ответственность за достоверность и своевременность заполнения соответствующих форм, а заказчик отвечает за проведение расчетов и своевременное обновление программы.
2. Этот вариант отличается тем, что программа располагается на сервере Заказчика. Вариант менее удобный, так как провайдеру приходится работать не с одним, а с многими заказчиками и не только настройки программы, но и используемое ПО может быть разным.
3. Заказчик может отправлять данные в табличной форме. При этом таблицы разрабатываются провайдером и в них учитываются все особенности по расчету зарплаты в организации клиента.
4. Клиент может отправлять выгрузку из своей программы по учету кадров и заработной платы. Но при этом возможна потеря данных и осложняется контроль, как полноты выгрузки, так и загрузки информации.
5. Передача документов в отсканированном виде. Самый неудобный и трудоемкий способ. На стороне заказчика – это необходимость подготовки документов на бумажных носителях, а на стороне провайдера – ручной ввод информации, не исключающий ошибок.
6. Передача всех функций по учету рабочего времени и кадровому учету провайдеру.

Расчет налогов, заработной платы и аванса

Сразу после получения необходимых данных (за несколько дней до планируемой выплаты) исполнитель приступает к проведению расчетов, после чего направляет все ведомости клиенту. При необходимости провайдер может готовить платежные поручения или платежные ведомости для представления в банк, который обслуживает клиента.

Отпускные рассчитываются по запросу, как правило, за три дня до отпуска. При увольнении расчет может быть сделан как по запросу заказчика, так и в день увольнения (при неплановом увольнении работника).

Подготовка и сдача отчетности

В зависимости от условий заключенного договора квартальную отчетность, подготовленную провайдером, клиент может сдавать самостоятельно. А может воспользоваться услугой, предоставляемой провайдером.

При этом для организаций с численностью персонала 50 и более человек предусматривается только электронный формат отправки отчета. Если численность менее 50 человек, то можно отчет отправить по почте или курьерской службой.

Работа с расчетными листками, справками 2-НДФЛ

Провайдер по распоряжению клиента может отправлять расчетные листки, как по электронной почте (с шифрованием, если необходимо) на адрес заказчика, так и в бумажном виде. Если совместная работа организована в программе, то клиент имеет возможность производить самостоятельную распечатку расчетных листков.

Обычно справки НДФЛ готовятся по запросу заказчика, после чего подготовленный документ по электронной почте направляется контактному лицу клиента.

Завершение месяца и года

Ежемесячно провайдер передает в бухгалтерию клиента выгруженные проводки и следующие документы:

• платежные и расчетные ведомости;
• регламентированный учет заработной платы;
• табель рабочего времени.

По окончании года заказчику передаются:

• налоговые карточки;
• лицевые счета;
• индивидуальные карточки, учитывающие начисленные вознаграждения, выплаты и взносы в различные фонды.

компания БИСаутсорсинг www.bisoutsourcing.ru уже давно оказывает данные услуги в Москве. Причем среди клиентов этой компании не только представители малого, но и крупного бизнеса.