Расходы по поддержанию основных средств в исправном состоянии в бухгалтерском учете относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 6, 7 ПБУ 10/99). Восстановление автомобиля может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции (п. 26 ПБУ 6/01 "Учет основных средств").
Отражаются такие затраты в том отчетном периоде, к которому они относятся. При этом если в результате модернизации и реконструкции улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, и др.), то такие затраты в соответствии с п. 27 ПБУ 6/01 "Учет основных средств" увеличивают первоначальную стоимость транспортного средства.
В налоговом учете расходы на ремонт автомобиля рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в размере фактических затрат в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они осуществлены (п. 1 статьи 260 НК).
Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию, техническое перевооружение в налоговом учете в силу п. 2 статьи 257 НК изменяют первоначальную стоимость автотранспортного средства.
К работам по достройке, дооборудованию, модернизации Налоговый кодекс относит работы, вызванные изменением технологического или служебного назначения объекта основных средств, повышенными нагрузками и (или) другими новыми качествами.
К реконструкции - переустройство объекта, связанное с совершенствованием производства и повышением его технико-экономических показателей и осуществляемое в целях увеличения производственных мощностей, улучшения качества и изменения номенклатуры продукции.
К техническому перевооружению относится комплекс мероприятий по повышению технико-экономических показателей основных средств или их отдельных частей на основе внедрения передовой техники и технологии, механизации и автоматизации производства, модернизации и замены морально устаревшего и физически изношенного оборудования новым, более производительным.
В связи с тем что определения "ремонта" нет ни в ПБУ 6/01, ни в Налоговом кодексе, а работы по капитальному ремонту сходны с работами по, например, реконструкции, контролирующие органы часто квалифицируют восстановительные работы в "свою пользу".
В одном из дел суд указал, что замена кабины на автомобиле не является достройкой, дооборудованием, реконструкцией, модернизацией, техническим перевооружением в понятии п. 2 статьи 257 НК, поскольку не изменяет технологического или служебного назначения автомобиля и не наделяет автомобиль другими новыми качествами. Кроме того, кабина не может являться объектом основных средств в бухгалтерском учете, поскольку не отвечает требованиям п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", то есть не может самостоятельно использоваться в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации. Исходя из этого, арбитры сделали вывод, что спорная кабина со спальником была приобретена с целью капитального ремонта автомобиля. Цель капитального ремонта - восстановить утраченные первоначальные технические характеристики автомобиля.
Такие же выводы делают арбитры и в отношении замены двигателя: замена неисправного двигателя на пригодный для эксплуатации, если целью замены является восстановление исправности изделия, относится к работам по ремонту. Часто в данном виде ремонта спорным моментом являются характеристики двигателя. В одном из дел мощность нового двигателя превышала мощность пришедшего в негодность вдвое. Вывод контролирующих органов предсказуем - произведена модернизация, техническое перевооружение объекта основных средств, а не ремонт. Арбитры указали, что главным при разграничении ремонта и модернизации является не характер изменения эксплуатационных характеристик, а факт сохранения работоспособности объекта, не изменившего выполнение своих функций в целом. Поскольку произведенные работы относятся к работам по замене изношенных элементов, конструкций на более экономичные и прочные, они являются ремонтом, а не модернизацией и техническим перевооружением.
В качестве основания для выполнения ремонта автомобиля служит дефектная ведомость, в которой приводятся все неисправности автомобиля, дефекты и определяются меры для их устранения. Составляется ведомость в произвольной форме, но с указанием обязательных реквизитов, установленных п. 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Далее на ее основании составляется смета расходов на ремонт автомобиля, после чего на основании приказа руководителя предприятия автомобиль направляется в ремонт. Если у предприятия имеется структурное подразделение, занимающееся ремонтом автотранспортных средств, передачу оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма №ОС-2). Выписывается она в трех экземплярах: один передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность автомобиля (например, водитель), третий - передается в ремонтное подразделение. Все сведения о ремонте, в том числе и о перемещении автомобиля, вносятся в инвентарную карточку (книгу).
Если ремонт осуществляется в сторонней авторемонтной мастерской, с ней заключается договор на выполнение ремонтных работ, передачу автомобиля оформляем актом сдачи-приемки автомобиля. Прием-сдачу автомобиля из ремонта оформляем актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (форма №ОС-3). Подписывается акт членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку автомобиля, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт. Далее он утверждается руководителем предприятия или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт производился самостоятельно, акт составляется в одном экземпляре, а если с помощью сторонней организации - в двух экземплярах.
Таким образом, в отношении вопроса разграничения ремонта и модернизации главным является не характер изменения эксплуатационных характеристик, а факт сохранения работоспособности объекта, не изменившего выполнение своих функций в целом.
