УЧЕТ РАСХОДОВ НА АРЕНДУ ЖИЛЬЯ ДЛЯ СВОЕГО РАБОТНИКА

Нередко работа – основная или на время командировки – осуществляется за пределами родного города. В таком случае работодатели, как правило, арендуют жилье для своих работников.
Согласно статье 606 Гражданского кодекса (ГК) по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

Договор аренды на срок более года, а если хотя бы одной из сторон договора является юридическое лицо, независимо от срока, должен быть заключен в письменной форме; договор аренды недвижимого имущества подлежит государственной регистрации, если иное не установлено законом (п. 1, 2 статьи 609 ГК).

Рассмотрим учет расходов на аренду жилого помещения для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Рассмотрим три возможных ситуации:
- работник отправился в командировку;
- основное место работы работника находится за пределами родного города;
- вахтовый метод работы.


Работник отправился в командировку

Наем жилого помещения для работника, отправленного в командировку, включается для целей расчета налога на прибыль в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Это командировочные расходы, установленные в пп. 12 п. 1 статьи 264 Налогового кодекса (НК). Расходы на аренду (по найму) жилого помещения включают также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Расходами согласно статье 252 НК признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ и документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются затраты, если они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, документальным подтверждением расходов на командировку будут документы, косвенно подтверждающие произведенные налогоплательщиком расходы, – командировочное удостоверение, отчет о командировке, приказ о командировке и др.

Спорным является вопрос, в течение какого периода учитывать расходы по аренде жилого помещения для целей налога на прибыль: в течение всего срока аренды или только тогда, когда работник фактически проживает в арендуемом помещении.
Согласно письму Минфина от 25.01.2006 №03-03-04/1/58 расходы по аренде квартиры для командированных работников принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников; плата за аренду квартиры, исчисленная за то время, что квартира пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.
Согласно другой точке зрения, командировка как таковая предназначена для целей извлечения доходов организацией, поэтому расходы, связанные с арендой помещения для проживания командированных работников, являются экономически оправданными. Таким образом, расходы в виде арендной платы в те периоды времени, когда в помещении фактически никто не проживает, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в качестве других расходов (пп. 49 п. 1 статьи 264 НК).

Полагаем, что поскольку единого мнения по данному вопросу не сложилось, вы можете выбрать любой удобный для вас способ учета расходов по найму жилья.


Основное место работы работника находится за пределами родного города

Если работник представляет для организации большую ценность, то она старается его удержать всеми возможными способами, в том числе обеспечение работника услугами по проживанию - работодатель арендует жилье для «ценного» работника.

Между тем, порядок учета расходов по аренде жилья для иногороднего работника весьма противоречив со стороны налоговых органов.
Согласно одной точке зрения, затраты на проживание работника, компенсируемые работодателем, не могут быть учтены в качестве расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. В качестве обоснования налоговые органы ссылаются на п. 29 статьи 270 НК, в соответствии с которым для целей налогообложения налогом на прибыль не учитываются расходы, направленные на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников.

Согласно другой точке зрения, расходы на оплату услуг по проживанию работников все-таки можно учесть в расходах для целей исчисления налога на прибыль в составе расходов на оплату труда.
В соответствии со статьей 255 НК в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. Перечень установленных в данной статье расходов на оплату труда является открытым, и на основании п. 25 перечня, согласно которому к расходам на оплату труда относятся и другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором, расходы связанные с оплатой услуг по проживанию работников в съемном жилье, могут быть учтены для целей расчета налога на прибыль.
Однако не забудьте, что такие расходы должны быть обязательно предусмотрены трудовым или коллективным договором с работником.
Кроме того, расходы должны удовлетворять критериям, установленным в статье 252 НК: они должны быть документально подтвержденными и экономически оправданными. Для того чтобы подтвердить экономическую оправданность таких расходов, можно сослаться на то, что место жительства работника за пределами того города (или иного муниципального образования), в котором он работает, а сам работник является уникальным – никто другой в силу различных причин (редкость специальности, отсутствие опыта) не может осуществлять данную работ так, как осуществляет ее рассматриваемый работник.


Вахтовый метод работы

Вахтовый метод работы согласно статье 297 Трудового кодекса - особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к месту постоянного проживания.
Работники, привлекаемые к работам вахтовым методом, в период нахождения на объекте производства работ проживают в специально создаваемых работодателем вахтовых поселках либо в приспособленных для этих целей и оплачиваемых за счет работодателя общежитиях, иных жилых помещениях.
Таким образом, работодатель может арендовать жилье для работников на время вахты.

Минфин в своем письме от 23.06.2006 №03-03-04/1/543 высказал следующую точку зрения по вопросу учета затрат на проживание работников на период вахты для целей налога на прибыль.
В соответствии с пп. 32 п. 1 статьи 264 НК в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на содержание вахтовых и временных поселков, включая все объекты жилищно-коммунального и социально-бытового назначения, подсобных хозяйств и иных аналогичных служб, в организациях, осуществляющих свою деятельность вахтовым способом или работающих в полевых условиях. Указанные расходы для целей налогообложения признаются в пределах нормативов на содержание аналогичных объектов и служб, утвержденных органами местного самоуправления по месту деятельности налогоплательщика.
Таким образом, затраты по оплате проживания вахтового персонала для целей налогообложения прибыли могут быть учтены в фактических размерах, не превышающих предельно установленных нормативов по содержанию аналогичных объектов вахтового поселка. Если такие нормативы органами местного самоуправления не утверждены, то при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль указанные затраты не учитываются.