ХРАНЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ И НАЛОГОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Право организации на создание архива закреплено в п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.

Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве металлические двери. Установка метеллических дверей и решеток позволит организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.

Обращаем ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.

В заключение отметим, что отсутствие документов бухгалтерского и налогового учета влечет за собой негативные последствия как для самой фирмы, так и для ее должностных лиц.