|
Е. Кальчевская БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММРазделы: Бухгалтерский учетОсновным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40. Рассмотрим особенности учета подотчетных сумм. Порядок учета подотчетных сумм Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При этом организация может выдать под отчет любую сумму, но необходимо иметь в виду, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 №1843-У). Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:
В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:
Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись. Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из статьи 243 Трудового кодекса (ТК), согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен в учетной политике. Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса. Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. При проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:
Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру. Весьма часто работнику выдали под отчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу. Тогда работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету согласно статье 137 ТК. При этом должны быть соблюдены следующие условия:
Бухгалтерский учет В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса". Выдача денежных средств под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет, это корпоративная банковская карта, которая оформлена на юридическое лицо. При использовании сотрудником при расчетах корпоративной карты возникает комиссия банка за ведение карточного счета. Ее также можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 25 п. 1 статьи 264 НК). В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими бухгалтерскими записями: Д 55 "Специальные счета в банках" – К 51 "Расчетные счета" (52 "Валютные счета"): перечислены денежные средства с расчетного (или валютного) счета на банковский карточный счет; Д 91 "Прочие доходы и расходы" – К 55 "Специальные счета в банках": оплачены услуги банка за обслуживание специального карточного счета. Выдача банковской карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов: Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – К 50, субсчет 3 "Денежные документы": выдана под отчет работнику организации расчетная карта по номинальной стоимости; Д 71 "Расчеты с подотчетными лицами" – К 57 "Переводы в пути": получены наличные денежные средства. Квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица; Д 50, субсчет 3 "Денежные документы" – К 71 "Расчеты с подотчетными лицами": возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом. Помимо подлинников чеков, слипов, выписок по счету, полученных из банкомата и т.д., необходимо хранить еще их ксерокопии, заверенные печатью и подписью руководителя, поскольку они со временем выцветают и теряют свою информативность. © Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на "Субсчет.ру: теория и практика бухгалтерского учета и налогообложения" при цитировании (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка) |
Налоги: НДС | Налог на прибыль | НДФЛ | ЕСН | Акцизы | НДПИ | Налог на имущество предприятий | Транспортный налог | Налог на игорный бизнес | Земельный налог | УСН | ЕНВД | ЕСХН Бухучет: Учет основных средств | Учет нематериальных активов | Учет вложений во внеоборотные активы | Учет материально-производственных запасов | Учет собственного капитала | Учетная политика организации | Учет расчетов | Бухгалтерская отчетность Документы: Судебная практика по налоговым спорам (ФАС) Кодексы: НК РФ ч.1 | НК РФ ч.2 | ГК РФ ч.1 | ГК РФ ч.2 | ГК РФ ч.3 | ГК РФ ч.4 | ТК РФ Разное: Экономика недвижимости: учебное пособие Виноградов Д.В| - |
