Требования, предъявляемые к должностным инструкциям, были рассмотрены нами в предыдущей статье («Общие требования к должностным инструкциям»). В данной статье мы разъясним порядок подготовки должностной инструкции в организации.
Соответствующий порядок изложен в следующих документах:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Министерства культуры от 8 ноября 2005 г. №536) (Типовая инструкция);
Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» (2004 г.).
Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. №65-ст) (ГОСТ).
Подготовка должностной инструкции предполагает выполнение следующих основных этапов:
Подготовка предварительного варианта текста должностной инструкции.
Редактирование предварительного варианта.
Корректирование предварительного варианта.
Согласование уточненного варианта.
Оформление окончательного варианта.
Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.
Регистрация утвержденной должностной инструкции.
Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.
Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции структурным подразделениям для руководства.
Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.
Временные затраты на подготовку должностной инструкции
Временные затраты на подготовку должностной инструкции определяются в зависимости от ее объема и складываются из затрат на:
выполнение действий, непосредственно связанных с подготовкой проекта документа;
корректировку проекта документа;
утверждение проекта документа.
При определении сроков, необходимых на подготовку инструкции, руководитель должен учитывать следующее:
важность и срочность документа;
состав документа, его объем;
уровень квалификации исполнителя;
наличие у исполнителя других поручений в данное время;
сроки на подготовку документа, установленные законодательством либо вышестоящими организациями.
Кроме того, при определении сроков учитывается время, необходимое для согласования проекта документа, а также для его пересылки из организации к представителям заинтересованных сторон, с которыми производится согласование.
Подготовка предварительного варианта текста документа
Информирование руководителя организации о составлении должностной инструкции осуществляется посредством служебной записки, которая:
состоит из трех частей: вступления, основного текста, а также заключения (выводов и предложений).
излагается деловым стилем.
оформляется на листе формата А4.
Подготовка предварительного варианта текста должностной инструкции производится исполнителем самостоятельно.
При этом необходимо иметь в наличие следующее:
законодательные и нормативно-правовые акты, а также локальные акты и организационно-распорядительные документы, необходимые для подготовки проекта должностной инструкции;
методические и справочные материалы, включая типовые и (или) ранее изданные должностные инструкции, унифицированные тексты, образцы оформления и т.п.;
график выполнения работы;
листы согласования (при необходимости);
бланки установленного вида.
Подготовка уточненного варианта текста документа
В ходе подготовки уточненного варианта текста документа исполнитель:
вносит необходимые изменения в структуру и содержание проекта должностной инструкции;
выявляет и исключает из текста документа орфографические, синтаксические, смысловые, фактические и иные ошибки, искажающие содержание проекта должностной инструкции;
уточняет взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
уточняет последовательность слов в отдельных предложениях и словосочетаниях;
устраняет из текста повторы;
обеспечивается терминологическое соответствие текста общепринятым нормам и правилам.
Все произведенные в распечатке проекта документа изменения вносятся в его электронную версию. Процедура редактирования и корректирования завершается повторной распечаткой, которую исполнителю целесообразно еще раз проверить (вычитать) до отправки проекта документа на согласование.
Согласование уточненного варианта текста документа
Согласование уточненного варианта текста документа следует производить в случае, если положения проекта должностной инструкции требуют предварительной проверки (со стороны заинтересованных организаций (органов управления (власти)), структурных подразделений и (или) должностных лиц) организации в целях установления.
Выявленные в ходе согласования замечания, предложения и т.п. учитываются при последующей работе над проектом документа. Окончательно уточненный вариант должностной инструкции передается на оформление (дооформление).
Оформление окончательного варианта
Оформление должностной инструкции производится разработчиком проекта документа или службой ДОУ (делопроизводством) организации для приведения его внешнего вида в соответствие с установленными требованиями.
В необходимых случаях проект должностной инструкции дополняется приложениями. Оформление приложений производится в соответствии с требованиями ГОСТ.
Приложения к должностной инструкции могут также направляться на согласование.
Следовательно, на рассмотрение (утверждение) руководителю организации могут представляться:
Проект должностной инструкции (основной документ).
Проекты приложений к должностной инструкции.
Сопроводительные материалы.
Резолюция руководителя организации, в соответствии с которой производилась разработка документа.
Представление документа на утверждение
Подготовленный проект должностной инструкции представляется на рассмотрение (утверждение) руководителю организации.
После утверждения документа осуществляется его регистрация. Затем должностная инструкция тиражируется в требуемом количестве экземпляров. Рабочие экземпляры инструкции передаются (рассылаются) структурным подразделениям для руководства, контрольный экземпляр должностной инструкции помещается в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.
