Для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности налогоплательщику необходимо иметь документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, а также документы, свидетельствующие о течении срока исковой давности.
Об этом Письмо УФНС России по г. Москве от 13.04.2012 N 16-15/032847@.
Согласно п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и (или) реализацией.
К указанным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва ( пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
В соответствии с п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются, в частности, те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности.
В соответствии со ст. 196 Гражданского кодекса РФ общий срок исковой давности установлен в три года.
Таким образом, организация вправе учитывать в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы по налогу на прибыль за отчетные (налоговые) периоды 2008 - 2009 гг. документально подтвержденные и обоснованные суммы убытков по безнадежным долгам со сроками образования, датированными 2005 - 2006 гг.
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ одним из условий признания расходов для целей налогообложения прибыли является подтверждение суммы документами, оформленными в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые соответствующие требованиям п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ ''О бухгалтерском учете'' первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком.
К таким документам относятся, например, накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы.
При этом договор сам по себе первичным документом, свидетельствующим о совершении хозяйственной операции, в подавляющем большинстве случаев не является.
Для подтверждения того, что на момент списания задолженность не погашена, нужно иметь акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода, приказ руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.
Разъяснение подготовлено с учетом мнения ФНС России, изложенного в Письме от 06.12.2010 N ШС-37-3/16955.
