Истребуемые налоговым органом документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Об этом Письмо Минфина РФ от 01.02.2010 N 03-02-07/1-35.
Согласно пп. 1 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам, установленным государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основанием для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.
Установленными формами документов предусматривается отражение в них только той информации, которая необходима для целей налогового контроля.
В соответствии с п. 1 ст. 93 Кодекса должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.
Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов ( п. 2 ст. 93 Кодекса).
В соответствии с п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Заверенной копией документа в соответствии с п. 3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, признается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Аналогичные определения документа и копии документа закреплены п. п. 2.1.29 и 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 ''Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения'', утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.
Состав реквизитов документов и требования к их оформлению установлены п. п. 2 и 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ''Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'', утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Пунктом 3.27 указанного ГОСТа установлено, что на оборотной стороне последнего листа документа предусмотрено расположение отметки об исполнителе этого документа (инициалы и фамилия исполнителя и номер его телефона).
