За период работы сотрудников в головной организации следует представлять справки о доходах с указанием КПП и ОКАТО головной организации, а за период работы сотрудников в обособленном подразделении - указать в Справке о доходах КПП И ОКАТО данного обособленного подразделения.
Об этом Письмо ФНС РФ от 14.10.2010 N ШС-37-3/13344.
Согласно п. 2 ст. 230 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме N 2-НДФЛ ''Справка о доходах физического лица за 20__ г.'', утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@.
Обязанность налоговых агентов представлять сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета обусловлена обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, по месту учета налогового агента в налоговом органе.
В соответствии с п. 7 ст. 226 Кодекса налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.
Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.
Учитывая изложенное, сведения о доходах физических лиц могут представляться налоговым агентом - российской организацией, имеющей обособленные подразделения, в налоговые органы по месту своего нахождения, а обособленным подразделением организации - по месту нахождения обособленного подразделения, в котором работникам этого подразделения производятся начисление и выплата дохода.
При этом в п. 1.1 разд. 1 Справки о доходах физического лица (далее - Справка) для налоговых агентов - организаций отражаются идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (далее - КПП).
В случае если сведения о доходах заполняются организацией на работников ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель ''/'' указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации.
В п. 1.3 разд. 1 Справки ''Код ОКАТО'' указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.
Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка , получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно- территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).
Например, при заполнении Справки о доходах, полученных физическим лицом в головной организации, в п. 1.1 разд. 1 Справки указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения организации, в п. 1.3 указывается код ОКАТО по месту нахождения организации.
При заполнении Справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении той же организации, в п. 1.1 разд. 1 Справки указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации, в п. 1.3 разд. 1 Справки указывается код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения организации.
