Согласно п. 1 статьи 252 НК расходы должны быть обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Путевым листам контролирующий орган при проверках всегда уделяет пристальное внимание. Формы первичных документов, подтверждающих расход топлива, утверждены Постановлением Госкомстата России №78.
В отношении данных форм ранее существовало две точки зрения: одни считали, что применять их должны все организации, у которых есть автомобиль, а другие - что применяются они только специализированными организациями, для которых эксплуатация легкового автомобиля является видом их деятельности.
В то же время Приказом Минтранса России от 18.09.2008 №152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее - Приказ №152). В соответствии с п. 2 данного документа применять его должны юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Согласно п. 3 Приказа №152 путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование (например, путевой лист легкового автомобиля) и номер путевого листа (в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации);
сведения о сроке действия путевого листа - о дате, в течение которой он может быть использован (число, месяц, год). Если документ оформляется не на один день, то указываются даты начала и окончания этого срока;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона - для юридического лица; Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона - для индивидуального предпринимателя);
сведения о транспортном средстве. Включают в себя тип (легковой автомобиль, автобус и др.), модель средства и прицепа (если он с прицепом), государственный регистрационный номер, показания одометра (полные км пробега) при выезде из гаража и заезде в гараж, дату и время выезда средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;
сведения о водителе (Ф.И.О., дата и время проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра).
Кроме этих реквизитов, допускается размещение дополнительных - учитывающих особенности осуществления деятельности (п. 8 Приказа №152). Оформляется путевой лист на один день или на срок, не превышающий одного месяца на каждое используемое транспортное средство (п. п. 9, 10 Приказа №152). В заголовочной части листа проставляется печать или штамп юридического лица либо предпринимателя, владельцев транспортных средств на праве собственности или ином законном основании (п. 12 Приказа №152).
Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление листов на этот транспорт на каждого водителя. При этом показания одометра при выезде автомобиля отражаются в путевом листе водителя, который выезжает первым, а при заезде на стоянку показания проставляются в путевом листе водителя, заезжающего на стоянку последним. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов и хранить их не менее пяти лет.
По мнению Минфина, организации имеют право разработать свою форму путевого листа, содержащего рассмотренные обязательные реквизиты. И такой документ будет служить подтверждением произведенных расходов на ГСМ. При этом нужно учитывать, что, если предприятие, не являющееся транспортным, не разработает свою форму путевого листа, а будет использовать типовую форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России №78, заполнение всех реквизитов, предусмотренных данной формой, является обязательным.
В одном из дел суд обратил внимание на то, что, если предприятие разрабатывает собственную форму путевого листа, документ должен быть составлен таким образом и с такой регулярностью, чтобы на его основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов ГСМ. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования, по мнению арбитров, не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях, подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. В другом деле судьи также указали, что для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения доходов необходимо наличие не только кассовых чеков, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина, свидетельствующих о фактическом участии автомобиля в производственной деятельности.
Как видим, неоформление путевых листов, равно как и оформление их с нарушением установленных требований, служит для контролирующих органов основанием для непризнания расходов на ГСМ. И суды их в этом часто поддерживают. Хотя есть примеры, когда для судей дефекты в оформлении путевых листов не являлись поводом для признания расходов на ГСМ неподтвержденными:
представленные чеки ККМ, подтверждающие факт произведения расходов и их размер, доказывают факт приобретения и оплаты ГСМ;
факт приобретения ГСМ подтверждается кассовыми чеками, авансовыми отчетами и другими документами, а недостатки оформления путевого листа не опровергают указанный факт.
Несмотря на "положительные" примеры судебных решений, необходимо учитывать противоречивость арбитражной практики, поскольку исход каждого конкретного судебного разбирательства предсказать сложно. В связи с этим с целью исключения спора с налоговыми органами оформлению путевых листов предприятие пищевой промышленности должно уделять пристальное внимание.
